Innehållsförteckning:
- Definition - Vad betyder Records Management System (RMS)?
- Techopedia förklarar RMS (Records Management System)
Definition - Vad betyder Records Management System (RMS)?
Records Management System (RMS) är hantering av poster för en organisation under hela livscykeln.
Verksamheten i den här förvaltningen inkluderar systematisk och effektiv kontroll av skapandet, underhållet och förstörandet av poster tillsammans med de affärstransaktioner som är associerade med dem. Betraktad som en viktig komponent i effektiviteten i verksamheten, ger rekordhantering mer värde till organisationens informationstillgångar.
Techopedia förklarar RMS (Records Management System)
En del av ett företags bredare verksamhet, registerhantering är kopplat till policyer för styrning, risker och efterlevnad.
Aktiviteter som är involverade i registerhantering är:
- Identifiera den information som måste fångas in.
- Informationsplanering för organisationen.
- Verkställighet av policyer och praxis för skapande, underhåll, bortskaffande av register
- Skapande av en lagringsplan för poster.
- Klassificering, identifiering och lagring av register.
- Samordning av att tillhandahålla intern och extern åtkomst till dokumenten med hänsyn till datasekretess och affärs- och datakonfidentitet.
Fördelar som tas upp av registerhantering är:
- Eliminering av redundanta uppgifter.
- Öka produktiviteten och ansvarigheten i organisationen.
- Minskning av forskning för rätt information. Resurser sparas från tidskrävande forskning för datainsamling.
- Kostnadseffektiv skivlagring på grund av frånvaro av redundanta poster. Driftskostnaderna reduceras.
- Skapandet av register styrs av standarder och förordningar som finns i organisationen. Således säkerställer det lagstiftningens efterlevnad.
- Record management hjälper till att kontrollera skapandet och tillväxten av poster.
- Record management ger möjlighet att anta ny teknik för journalföring.
- Rättsprocessrisker minimeras med hjälp av registerhantering.
- Viktig information kan skyddas väl och säkert med hjälp av posthantering.
- Genom att ge enkel och bättre tillgång till relevanta register hjälper det till bättre styrning och beslutsfattande.
