5 Saker att tänka på när du väljer en molnstation

En kund av mig köpte nyligen en Samsung-surfplatta och ville se filer från två enheter, surfplattan och en Windows 8-bärbar dator. I det här fallet var tillgängligheten till filer från flera enheter när du reser det högsta prioritetskravet, men det fick mig att tänka. Det finns många olika molntrevstjänster att välja mellan, var och en med olika funktioner. Lägg till att varje person kommer att ha olika krav och du får lite av ett recept på komplikationer. Vill du konfigurera en molnstation som fungerar som du vill? Här är en lista över överväganden som hjälper dig att fatta rätt val.

Säkerhet och integritet

Att hålla din data säker är viktigt och varje molnbjudande har inbyggd säkerhet. Med lagring av all information är den viktigaste frågan att ställa dig själv hur känslig uppgifterna är och vilken inverkan det skulle ha (för ditt företag eller din familj) om informationen komprometterades. Till exempel, om någon får obehörig åtkomst till personlig information, kan det sannolikt utgöra en större risk för dig än om dina lagrade musikfiler är hackade.

När du har svarat på den frågan kan du titta på vilka funktioner som dina kortlistade leverantörer av molnfiler erbjuder:

• Var och en kommer att ha någon autentiseringsmetod, så följ regler för bästa praxis för lösenord genom att välja något som inte finns i en ordlista, bara hålla det för dig själv och ändra det ofta.
• Vissa molnleverantörer gör att du kan lagra dina autentiseringsinformation i en inställningsfil för enklare användning. Om detta är fallet kan du överväga att lägga till ytterligare säkerhetsåtgärder för din enhet (till exempel ett lösenord för skärmlås) så att om någon annan plockade upp det, skulle de inte ha omedelbar tillgång till dina molnlagrade data.
• Överförs data till och från din enhet med säkra protokoll som https? Om inte kan någon annan kunna "se" din information under transporten.
• Lagras filerna i en krypterad form på molnens enhet? Detta gör det svårare att komma åt dina data i händelse av att någon får obehörig åtkomst till molnleverantörens infrastruktur. Det finns också ytterligare verktyg som gör att du kan kryptera filer innan du lagrar dem i molnet, till exempel BoxCryptor för Google Drive.

Tillgänglighet

Hur vill du få åtkomst till data i din moln enhet och var vill du komma åt dem från? Det finns två sätt du kan använda molnlagring från din enhet:

• Använd molnlagring som endast en säkerhetskopia och antingen kopiera eller uppdatera filen manuellt i molnet, eller använd skrivbordsverktyg (om de tillhandahålls av leverantören av molnens enhet) för att synkronisera filändringar du gör på din enhet med dem i molnet.
• Arbeta bara med filen på molnens plats och undvik att kopiera den till din lokala maskin. Detta är användbart för att utöka lagringsutrymmet på din enhet. Kontrollera att du har de nödvändiga verktygen på enheten för att stödja hur du vill se eller arbeta med dem.

När nya enheter dyker upp hela tiden, bör du också kontrollera att de specifika enheterna som du använder stöds av leverantören av molndrev. När det gäller min senaste klient, var SkyDrive redan integrerat med Office 2013 på Windows 8-bärbara datorn, medan Google Drive och Dropbox redan fanns tillgängliga på Samsung-surfplattan. Vad vi behövde göra var att överväga vilka som bäst skulle stödja hur min klient ville interagera med filerna som lagras.

Kosta

Tänk på hur mycket lagring du behöver nu och även om några månader. Hur kommer dina data att växa? Alla leverantörer av molndrev tillhandahåller en specifik mängd lagring gratis, men kontrollera prisplanerna om du behöver gå utöver detta, så att du förstår de möjliga kostnaderna. Annars kan du hitta dig själv att byta leverantör eftersom kostnaderna har ökat oväntat.

Det är bra att också regelbundet granska vilka filer du har i molnet och ta bort de du inte längre behöver. Var disciplin i att göra detta. Det kommer att kosta mindre pengar och det minskar din risk om dataöverträdelse inträffar.

Tillgänglighet

Nya avbrott till molnleverantörer har lockat till nyhetsrubriker. Det är möjligt att det kommer att bli avbrott i någon tjänst. Men kom ihåg att din åtkomst till molnet beviljas via andra tjänster; Internetleverantörer och trådlösa åtkomstpunkter kan också drabbas av fel. Fråga dig själv vad påverkan kommer att få om du inte får åtkomst till din moln-enhet när du behöver den.

Om svaret är "Inte så mycket, jag kan vänta och försöka igen senare", så är det ena änden av skalan. Men om svaret är "Jag behöver det absolut när jag behöver det", måste du vidta några åtgärder för att mildra risken att du inte kommer att kunna få tillgång. Se till att dina filer är tillgängliga lokalt så att om din molnstation inte är tillgänglig kan du fortfarande komma till dem. (Detta är bara en nackdel med molnlagring. Läs mer om The Dark Side of the Cloud.)

Tillägg, funktioner och andra doo-pappor

Ett antal leverantörer av molnfiler inkluderar produktivitetsverktyg för att stödja arbetet med lagrade filer. Till exempel innehåller Google Drive en mycket funktionell kontorssvit som tar bort behovet av att ha annan programvara licensierad och installerad på din enhet. SkyDrive-åtkomst tillhandahålls i Windows 8 och Office 2013 för att göra filsynkronisering enkel att installera. Den integreras också med onlineversioner av Microsoft Office (Office365).

Kryssa av alla inkluderade tilläggsfunktioner med dina tillgänglighets- och tillgänglighetshänsyn. Även om dessa kan vara praktiska, se till att de också passar hur och när du vill arbeta med din information.

Molnlagring, här kommer jag?

Som med många saker i livet, kan en funktion eller aspekt av molnlagring fånga vårt öga och bli större delen av ditt beslutsfattande. När du väljer en moln enhet, inkludera ovanstående överväganden i dina överväganden för att avgöra vilka som är det viktigaste för dig. Det hjälper dig att välja en lösning som fungerar som du vill.