Innehållsförteckning:
Definition - Vad betyder e-lagring?
Behållning av e-post är lagring av snabbmeddelandeposter och e-post i en organisation baserad på den berörda organisationens policy. Politik för e-postbevarande görs i enlighet med industri-, regerings- eller affärspolitiken. Behållning av e-post och policyerna för samma krävs i en organisation för juridiska problem, förordningar och för kunskapshantering.
Techopedia förklarar e-posthållning
E-posthållning skiljer sig från e-postarkivering. Medan arkivering gör det möjligt för affärsanvändare att behålla e-post och snabbmeddelanden under en obestämd tidsram, bestämmer e-postbevarandet hur lång tid ett e-postmeddelande eller snabbmeddelandepost ska behållas innan det automatiskt tas bort. Längre e-postbevarande ökar säkerhetsrisken för att en obehörig användare får tillgång till organisationshemligheter eller konfidentiellt material. Kortare e-lagring skulle hjälpa till att ta bort dessa problem och är enklare och billigare att implementera. Det skulle dock vara till en kostnad för de chefer och långsiktiga anställda, som kan behöva gamla e-post- och meddelandeposter för att komma ihåg eller utvärdera tidigare organisatoriska eller avdelningsbeslut. Det är alltså viktigt att ha en e-postbevarande policy som är enhetlig och konsekvent för organisationen och som ger den bästa lagringsperioden. Den bästa praxisen är att ställa in policyer för e-lagring och raderingskriterier baserat på kategorin för e-postinnehållet tillsammans med flexibilitet för att möta rättstvister på ett snabbt och kostnadseffektivt sätt.
Policy för e-lagring hjälper en organisation på många sätt. Först säkerställer det att all lagstiftningens efterlevnad följs och minskar kostnaderna för bristande efterlevnad och risken för sanktioner. För det andra förbättrar det prestandan för IT utan att öka kostnaderna. För det tredje hjälper det till med kunskapshantering genom att ge användare information för att öka affärsinnovation, förbättring och produktivitet.
